دیدن یک مانده بزرگ در پنل دیجی‌کالا، به‌تنهایی نشان نمی‌دهد همه آن پول دیر پرداخت شده است. بخشی ممکن است هنوز موعد پرداخت نداشته باشد، بخشی با واریز قبلی تسویه شده باشد و بخشی واقعاً به پیگیری نیاز داشته باشد. سؤال این مقاله مشخص است: از میان مبلغ‌های باقی‌مانده، کدام ردیف را امروز پیگیری کنیم و با چه مدرکی؟
این راهنما روش مستقل تطبیق و پیگیری است؛ زمان تسویه، کارمزد یا وضعیت قراردادی جدیدی برای دیجی‌کالا تعیین نمی‌کند. تاریخ و مبلغ معتبر هر ردیف باید از پنل، قرارداد جاری حساب و سند پرداخت همان فروشنده گرفته شود. اعداد و تاریخ‌های مثال فرضی‌اند و همه مبالغ به تومان هستند.
اول تاریخ معتبر پرداخت را پیدا کنید
در کانال رسمی دیجی‌کالا مارکت‌پلیس، مجموعه آموزش سیستم مالی جدید به وضعیت تراکنش، زمان پرداخت، تفاوت فروش نقدی و اعتباری و پیگیری مبلغ کمتر یا واریزنشده اختصاص یافته است. این منبع در ۳ نوامبر ۲۰۲۶ بررسی شد. توضیح عمومی آن، دلیل تأخیر یک حساب مشخص را اثبات نمی‌کند.
برای پیگیری، تاریخ ثبت سفارش را با تاریخ مورد انتظار پرداخت یکی نگیرید. در فایل کاری خود، تاریخ پرداخت مستند و منبع آن را جدا ثبت کنید. اگر پنل فقط تاریخ تخمینی نشان می‌دهد، همان صفت «تخمینی» را حفظ کنید. اگر موعد روشن نیست، ردیف را در گروه «نیازمند روشن‌شدن تاریخ» بگذارید؛ با افزودن تعداد روز دلخواه به تاریخ فروش، بدهی سررسیدگذشته نسازید.
یک ستون برای تاریخ مشاهده نیز لازم است. گزارشی که امروز دریافت کرده‌اید ممکن است وضعیت دیروز را نشان دهد. همچنین مبلغی که در وضعیت ارسال به بانک قرار گرفته، الزاماً در همان لحظه در گردش حساب بانکی دیده نمی‌شود؛ وضعیت و شناسه پرداخت را با اطلاعات بانک تطبیق دهید، بدون اینکه زمان ثابت و تأییدنشده‌ای برای این فاصله فرض کنید.
چهار عددی که برای هر ردیف لازم دارید
برای هر شناسه قابل پیگیری، مبلغ خالص قابل دریافت، مبلغ واریز تطبیق‌یافته، اصلاح مستند و مانده باز را نگه دارید. خالص یعنی کسورات معتبر قبلاً در آن منظور شده‌اند. اگر اصلاح بعدی دارید، به سند خودش وصل کنید و از کم‌کردن دوباره همان کسور در مانده جلوگیری کنید.
مانده باز، مبلغ خالص اصلاح‌شده منهای دریافت تطبیق‌یافته است. شناسه سفارش همیشه واحد مناسب تطبیق بانکی نیست: ممکن است یک واریز چند تراکنش را پوشش دهد. در این حالت ابتدا مبلغ گروه پرداخت را با بانک ببندید و فقط با ریزتخصیص معتبر آن را به ردیف‌ها نسبت دهید. تاریخ مشابه و مبلغ نزدیک، جای شناسه یا سند تطبیق را نمی‌گیرد.
اگر یکی از ورودی‌ها نامعلوم است، مانده را «قطعی» ننامید. برای جلوگیری از خطای ترکیب گزارش‌ها، راهنمای دوباره‌شماری در گزارش مالی دیجی‌کالا مکمل این مرحله است؛ موضوع این صفحه، اولویت پیگیری مانده پس از آن تطبیق است.
مثال: ۳۸ میلیون مانده، فقط ۲۳ میلیون سررسیدگذشته
فرض کنید در پایان ۳ نوامبر این چهار ردیف را دارید. تاریخ‌های پرداخت در این مثال قطعی و مستند فرض شده‌اند و هیچ اصلاح ثبت‌نشده‌ای وجود ندارد:
- ردیف الف: مبلغ خالص ۲۰ میلیون، دریافت تطبیق‌یافته ۱۲ میلیون، موعد ۲۸ اکتبر. مانده ۸ میلیون و فاصله تقویمی از موعد ۶ روز است.
- ردیف ب: مبلغ خالص ۱۵ میلیون، بدون دریافت، موعد ۱ نوامبر. مانده ۱۵ میلیون و فاصله از موعد ۲ روز است.
- ردیف پ: مبلغ خالص ۱۰ میلیون، بدون دریافت، موعد ۵ نوامبر. این ردیف هنوز سررسید نشده است.
- ردیف ت: مبلغ خالص ۵ میلیون، بدون دریافت، تاریخ پرداخت نامشخص. ابتدا باید تاریخ و وضعیت آن روشن شود.
جمع مانده باز برابر ۸ + ۱۵ + ۱۰ + ۵، یعنی ۳۸ میلیون است. از این مقدار، ۲۳ میلیون مربوط به الف و ب است. ده میلیون هنوز موعد آینده دارد و پنج میلیون مبنای زمانی روشن ندارد. گزارش «۳۸ میلیون تأخیر» در این مثال اشتباه است؛ گزارش درست باید هر سه گروه را جدا نشان دهد.
شش و دو روز، اختلاف تقویمی برای صف‌بندی داخلی این مثال‌اند؛ نه تعداد روز کاری یا اثبات نقض تعهد. قواعد تعطیلات و تاریخ معتبر حساب را باید هنگام بررسی واقعی لحاظ کرد. با واریز پنج میلیون به ردیف ب، مانده همان ردیف به ده و کل مانده به ۳۳ میلیون می‌رسد. یک رسید تازه را به همه ردیف‌های باز تخصیص ندهید.
کدام مورد را زودتر پیگیری کنیم؟
دو محور را کنار هم بگذارید: مدت گذشته از موعد معتبر و اثر مبلغ بر تعهدهای نزدیک فروشگاه. ردیف الف قدیمی‌تر است؛ ردیف ب مبلغ بیشتری دارد. اگر فردا برای تأمین کالا به ده میلیون نیاز دارید، ممکن است روشن‌شدن ب فوریت نقدی بیشتری داشته باشد. این اولویت داخلی، حق سایر مطالبات را حذف نمی‌کند.
برای هر پیگیری، شناسه تراکنش یا پرداخت، مبلغ خالص، دریافت قبلی، مانده، تاریخ مستند و نتیجه آخرین پاسخ را در یک پرونده نگه دارید. سؤال روشن این است: «از این ردیف چه مبلغی باقی مانده، وضعیت فعلی چیست و مبنای تاریخ پرداخت بعدی کدام است؟» ارسال چند درخواست مشابه بدون افزودن مدرک تازه، جای تطبیق ردیف‌ها را نمی‌گیرد.
تا وقتی پرداخت تأیید نشده، آن مبلغ را پول آماده خرید فرض نکنید. پیش‌بینی وصول فروش نقدی و اعتباری برای برنامه آینده و ذخیره نقد بازپرداخت مرجوعی‌ها برای تعهدهای نزدیک کمک می‌کنند. مبلغ وصول نامعلوم را در سناریوی جداگانه قرار دهید.
خروجی کاربردی امروز
یک فهرست کوتاه از «سررسیدگذشته مستند»، «موعد آینده»، «تاریخ نامعلوم» و «دریافت در حال تطبیق» بسازید. برای هر ردیف مسئول پیگیری و زمان بازبینی بگذارید. با رسید تازه یا اصلاح معتبر، فقط همان ردیف‌ها را به‌روز کنید. افزایش مانده ممکن است ناشی از فروش تازه باشد؛ آن را خودکار به افزایش تأخیر تعبیر نکنید.
برای آشنایی با امکانات مدیریت عملیات و قیمت‌گذاری، سودین را ببینید. این فایل پیگیری یک روش آموزشی است و معرفی اتصال خودکار مالی دیجی‌کالا در سودین نیست. تصویر مقاله تولیدی و مفهومی است؛ سند واقعی حساب یا گزارش پرداخت محسوب نمی‌شود.